В начале 2014 года, после проведения ежегодной оценки системы управления Организации, целью которой было выявить слабые места и усилить их в ближайшее время, нами были определены приоритеты в совершенствовании. Одним из наиболее важных направлений в совершенствовании системы управления Организации стала задача поиска новых практических инструментов по управлению Организацией, особенно нас интересовало усиления процесса стратегического планирования и управления. Одними из основных требований к исследованию и выбору предложений на рынке мы определили международную репутацию поставщика и полученные результаты от реализованных проектов. Для решения поставленной задачи Наблюдательным советом был отобран поставщик консультационных услуг — ООО «Школа продуктивности» под торговой маркой «Высоцкий консалтинг», который взял на себя ответственность за внедрение в Организацию Административной технологи, в рамках консалтингового проекта «Школа владельцев бизнеса». Европейский Банк Реконструкции и Развития (ЕБРР), в рамках сотрудничества по программе деловых консультационных услуг (БАС), поддержал наш проект, в результате чего был подписан трехсторонний договор на 2014-2015 гг.

Главной задачей проекта стороны определили повышение эффективности управления Организацией путем оптимизации существующих и внедрения новых подходов к управлению.

Административная технология включает следующие инструменты управления: организующая схема, административная шкала управления, система показателей эффективности – статистики, недельное планирование, стратегическое планирование и управление, система письменной коммуникации и координации, финансового планирования.

На рисунке «Административная шкала управления»

После проведенной в 2014 году представителями «Высоцкий консалтинг» оценки системы управления Организации, было запланировано совершенствование системы управления Организации и внедрение инструментов для основного направления производственной деятельности - «Организации доставки продукции». В процессе внедрения инноваций, после проведения опросов и внутреннего анализа интересов заинтересованных сторон, мы зафиксировали главные ценности для направлений: ценный конечный продукт, основная цель и замысел. Определение основной цели и замысла позволило конкретизировать идеологию направления для всех Заинтересованных сторон Организации и определить прозрачность общих намерений и пути достижения основной цели для Персонала Организации. При этом, для повышения эффективности управления процессом, мы объединили «Организацию доставки продукции» и «Организацию торгово-коммерческой деятельности» в единый процесс «Экспедирование грузов»: Основная цель: «Индивидуальные логистические решения для эффективной экономики» Замысел: «Создание индивидуальных решений, внедрение интеллектуальной логистики и представление интересов грузовладельца на всех этапах безопасной цепи поставок при организации перевозки и доставки груза в указанное место точно в срок с целью снижения экономических рисков и расходов Потребителей»

Социальная ответственность организаций предполагает на начальном этапе запуска проектов определить Заинтересованные стороны проекта и исследовать их интересы. Заинтересованные стороны данного проекта – Акционеры, Наблюдательный совет, Исполнительный орган и Персонал Организации, которых связывает Система управления Организации, направлена на прозрачность, открытость и эффективность работы Организации в целом.

Система управления Организации предусматривает проведение ежегодной Стратегической сессии, на которую приглашаются руководители. Стратегическая сессия включает проведение мозгового штурма с анализом данных. По результатам Стратегической сессии издается/корректируется существующая стратегия Организации. В стратегии обозначаются основные интересы и приоритетные направления деятельности в виде задач на определенный период времени. В дальнейшем эти задачи реализуются в программах, которым назначаются ответственные лица и участники, выделяются ресурсы. В программах учитываются важные риски, для управления которыми назначаются и реализуются условные задачи. Такой подход в управлении был внедрен с 2014 года, когда мы начали внедрение инструментов «Административной технологии».

ЦЕННЫЙ КОНЕЧНЫЙ ПРОДУКТ. Благодаря внедренным инструментам, мы определили для каждого участника процесса ценный конечный продукт (ЦКП). ЦКП позволяют достигать определенных результатов конкретного человека на рабочем месте. При этом рабочий не должен тратить часть своего времени на то, чтобы заканчивать продукты других людей — своих коллег, или тратить достаточно времени на исправление последствия такой незаконченности. Ценный конечный продукт привязан к основной цели и замыслу Организации. Таким образом, каждый человек, работающий в АО «ПЛАСКЕ», производит свой продукт, необходимый для организации в целом. ОРГАНИЗУЮЩАЯ СХЕМА.

Организационная схема в АО «ПЛАСКЕ» позволяет легко ориентироваться в распределении функций подразделений и Персонала Организации, и поддерживать систему быстрого потока, что обеспечивает прохождение информации без задержек и точно по адресу.

На рисунке отражена Организующая схема АО «ПЛАСКЕ» в масштабе 1:30

Ознакомление с Организующей схемой АО «ПЛАСКЕ» при введении в должность

  СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ. Процесс планирования основан на результатах деятельности Организации за предыдущие периоды. В 2015 году перед нашей Организацией стоит задача удержания объемов производства продукта не ниже, чем на уровне 2014 года, а также преодоления всех вызовов, которые возникают в связи с экономической турбулентностью в Украине. В связи с нестабильной ситуацией в стране, у нас возникает множество рисков, которые необходимо учитывать при принятии управленческих решений. К таким рискам относятся колебания валютного курса, возможности мобилизации части мужчин Организации, повышение цен на закупаемую продукцию, расходование дополнительных ресурсов на поддержание конкурентоспособности продукта, затраты на поддержание достаточного уровня информационной безопасности Организации. Поэтому среди инструментов Административной технологии мы используем «стратегическое планирование», которое предусматривает проведение ежегодной стратегической сессии с мозговым штурмом. По результатам «стратегической сессии», которая прошла в Организации в феврале 2015 года, мы определили Стратегический план, в котором обозначили главные задачи с высоким приоритетом, позволяющие вывести Организацию на новый уровень совершенствования. Для реализации стратегического плана мы разработали программы с целями и задачами, которые реализуют основную цель, замысел и политику Организации.  

На рисунке отражены программы Организации, которые были определены по результатам стратегической сессии

ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ. Финансовое планирование и новые внедренные правила управления финансовыми ресурсами позволили нам наладить процесс установления соответствия между наличием денежных средств и реальной потребностью в них, а также повысить ответственность руководителей всех уровней.

Новая система финансового планирования допускает оформление внутренней документации с целью приобретения продуктов поставщиков, а также рассмотрение такой необходимости на Рекомендательном совете, который проводится еженедельно, и сопоставляет финансовые вложения с задачами и программами Организации. По итогам совета выносятся решения о приобретении продукта Поставщика, переносе приобретения на следующий период или мотивированном отказе. ВНУТРЕННЯЯ КООРДИНАЦИЯ И КОММУНИКАЦИИ. Для достижения поставленных целей, определенных по результатам Стратегической сессии, мы усовершенствовали уже действующую систему внутренних коммуникаций, по которой информация сейчас проходит средствами внутреннего электронного Портала, системы планирования, координации, информационного и коммуникационного центров Организации. Система планирования включает ежедневную координацию руководителей с персоналом, планирование задач на неделю, с учетом предоставленных людям измеряемых квот, и создание еженедельных отчетов. Персонал Организации высоко оценил совершенствование системы недельного планирования, как средства согласованности действий членов команды. С момента внедрения координационного Регламента, мы ежемесячно проводим Общее собрание для Персонала, что позволяет работникам чувствовать свою причастность к победам Организации и повышать боевой дух персонала. На этом собрании рассматриваются приоритеты деятельности Организации, текущие задачи подразделений и результаты работы за предыдущий период. Такие встречи создают открытую атмосферу для прямого общения работников с высшими руководителями Организации.

Рабочие встречи Персонала Организации

Внутренняя система коммуникации определена и регулируется Регламентом письменных коммуникаций, целью которого является повышение скорости и качества общения внутри Организации, и обеспечение функционирования «системы быстрого потока». АО «ПЛАСКЕ» определила коммуникационные линии, которые успешно используются персоналом для непосредственного прямого общения. Коммуникационные линии являются горизонтальными и непосредственно связывают работника, выполняющего определенные функции согласно организующей схемы, с любым другим работником Оргсхемы. Важным признаком коммуникационных линий является то, что информация, которая направляется ими, не изменяет обязанности и приоритеты в деятельности работников. Например, если специалист из одного отдела и департамента хочет получить какие-либо сведения, он непосредственно отправляет запрос другому работнику другого отдела и департамента, и непосредственно получает ответ на этот запрос, поскольку ответы на такие запросы — обычная обязанность другого работника.

Общую систему письменных коммуникаций дополняют инструменты «системы трех корзин» и «коммуникационного центра». Инструменты письменных коммуникаций позволяют эффективно использовать рабочее время, не отвлекаясь на незапланированные действия.

Персонал Организации при использовании инструментов системы письменных коммуникаций

Для подведения ежегодных итогов в Организации принято проводить новогодние встречи. Накануне 2015 года такая встреча была проведена в другом формате — в более сплоченной атмосфере и с новогодними сюрпризами. В рамках встречи высшее руководство определило приоритеты развития Организации на новый год. Одним из приятных моментов стало назначение новых руководителей, согласно введенной Организационной схемы, и награждение Персонала Организации в номинации «За высокий профессионализм, преданность делу и инициативность». СТАТИСТИКИ. Для сравнения запланированных и достигнутых результатов мы применяем процедуру ведения статистик, что позволяет объективно оценить процессы и людей, принимающих участие в них, а также оперативно выявлять слабые места и реагировать на это. Статистика отражаются в графиках, которые наглядно отражают показатели процессов системы управления, происходящие в Организации. Если тренд статистики падает, то работники видят это и анализируют проблему для дальнейшего принятия решений по повышению производства своего ценного конечного продукта.

На рисунках отражены примеры статистик

Для того, чтобы рабочие Организации наглядно видели тренды статистик, мы оформили Информационный центр, на котором размещены и постоянно актуализируются статистики в Организации.

Информационный центр Организации

ИНВЕСТИЦИИ В ЛЮДЕЙ. Движущей силой сильной Организации являются компетентные работники, которые знают точно установленные и хорошо понятые ими функции — такой подход является неотъемлемой частью программы развития персонала организации. С внедрением инструментов Административной технологии, а также вступлением в ассоциацию WISE, мы приняли решение и создали «Академию ПЛАСКЕ», в которой, помимо повышения уровня специализированных знаний работников, развиваются управленческие навыки и совершенствуются личные качества. В 2014 году, во время прохождения первого этапа внедрения инструментов Административной технологии, было организовано и проведено 9 мероприятий внутренней профессиональной подготовки, в которых приняли участие 104 работника нашей Организации. В том числе, мы предоставили возможность участия работникам Организации в 11-ти мероприятиях внешней профессиональной подготовки. Поэтому общее количество работников, прошедших профессиональную подготовку в 2014 году, больше на 73 человека, сравнительно с 2013 годом. Для нашей Организации развитие Персонала является одной из приоритетных задач. В первой половине 2015 года наблюдалась тенденция роста уровня количества Персонала, который прошел подготовку. Это связано с началом программы «Школа руководителей», которая состоит из программы обучения по девяти модулям и рассчитана на полугодовой период изучения теоретических материалов, участие в интерактивных вебинарах, получение практических навыков.

Профессиональная подготовка Персонала Организации

Отдельной инвестицией для Персонала Организации со стороны высшего руководства является проект, начатый в середине 2015 года, который направлен на помощь человеку увидеть себя со стороны. Этот проект предусматривает персональное тестирование человека с использованием инструмента «EXEC-U-TEST», созданного для выявления возможных сторон совершенствования. Для того, чтобы предоставлять результаты тестирования, необходимо пройти специальную подготовку, которую получила Заместитель председателя наблюдательного совета Инесса Платонова. Предоставление результатов теста проходит в форме личного собеседования, которое длится 45 минут, и включают обсуждение десяти параметров, которые отражают важнейшие характеристики личности: стабильность, счастье, самообладание, уверенность, активность, настойчивость, способность быть причиной (ответственность), позитивность оценки, чуткость к людям , общительность.                

Торжественное окончание руководством Организации «Школы владельцев бизнеса» (ШВБ-44), 12 сентября 2015, г. Одеса