АО «ПЛАСКЕ»: Успех внедрения новых инструментов управления

География проекта: Внутри организации

Содержание
Социально – ответственный контекст / проблемная ситуация: описание проблемы, ее социально – экологическая значимость. Какие причины привели к созданию инициативы КСО? Какие факторы помогли сформировать инициативу КСО?
 
В начале 2014 года, после проведения ежегодной оценки системы управления Организации, целью которой было выявить слабые места и усилить их в ближайшее время, нами были определены приоритеты в совершенствовании. Одним из наиболее важных направлений в совершенствовании системы управления Организации стала задача поиска новых практических инструментов по управлению Организацией, особенно нас интересовало усиления процесса стратегического планирования и управления. Одними из основных требований к исследованию и выбору предложений на рынке мы определили международную репутацию поставщика и полученные результаты от реализованных проектов. Для решения поставленной задачи Наблюдательным советом был отобран поставщик консультационных услуг — ООО «Школа продуктивности» под торговой маркой «Высоцкий консалтинг», который взял на себя ответственность за внедрение в Организацию Административной технологи, в рамках консалтингового проекта «Школа владельцев бизнеса». Европейский Банк Реконструкции и Развития (ЕБРР), в рамках сотрудничества по программе деловых консультационных услуг (БАС), поддержал наш проект, в результате чего был подписан трехсторонний договор на 2014-2015 гг.
 
Олег Платонов Председатель наблюдательного совета АО «ПЛАСКЕ» «Изменения, произошедшие в Украине в течение 2014-2015 годов – повлекли за собой и экономические последствия, которые испытал на себе каждый из нас. Новая волна стала толчком для реструктуризации нашей Организации. При экономическом спаде в стране, наша Организация прикладывает максимум усилий для того чтобы не сокращать штат Персонала и не уменьшать социальные проекты – мы рассматриваем как точку роста и возможности для реформирования внутренних процессов. Эта практическая ситуация демонстрирует, как путем системного подхода к управлению возможно использовать проблемы во благо деятельности всей Организации»
 
Инесса Платонова Заместитель председателя наблюдательного совета, руководитель проекта «Подводя итоги внедрения инструментов Административной технологии, мы четко поняли, что движемся вперед, запланировали продолжить процесс реструктуризации, нацеленные на запланированный результат, и мы его достигаем. Инструменты Административной технологии гармонично дополнили нашу Систему управления Организацией, усиливая уже ранее внедренные международные стандарты. Наш успех, это и успех нашего Персонала и наших Потребителей»
Инесса Олеговна Платонова
 
Людмила Платонова Заместитель председателя наблюдательного совета «Система финансового планирования помогает каждому работнику почувствовать ответственность за общий доход и прибыль Организации. Это ощущение влияет на сплочение коллектива как единой команды»
 
Артем Хачатурян Генеральный директор АО «ПЛАСКЕ» «Внедрение новых инструментов управления позволило существенно улучшить маркетинг, процесс коммуникации с Потребителями и качество обслуживания путем передачи совершенствования оперативного управления, систематизации процессов, повышения производительности и ответственности Персонала, создало больше возможностей для выхода нашей Организации на новый уровень развития»
 
Сергей Соколов Заместитель генерального директора «Самое ценное, что у нас есть - это время для достижения целей, которым с помощью координации мы можем эффективно управлять»
 
Анна Гловацкая Начальник отдела направления и персонала Департамента построения «Это очень удобно для работников и их руководителей наглядно планировать и регистрировать результаты выполнения задач на пути к достижению общих целей Организации путем проведения внутренней координации в подразделениях»
 
Социальное измерение: Каковы мотивы/причины принятия решения по запуску программы? Кто был инициатором? Каков был интерес компании? Каков был интерес других партнеров? Что компания надеялась получить?
 
Главной задачей проекта стороны определили повышение эффективности управления Организацией путем оптимизации существующих и внедрения новых подходов к управлению.

Административная технология включает следующие инструменты управления: организующая схема, административная шкала управления, система показателей эффективности – статистики, недельное планирование, стратегическое планирование и управление, система письменной коммуникации и координации, финансового планирования.

Административная шкала управления

На рисунке «Административная шкала управления»

После проведенной в 2014 году представителями «Высоцкий консалтинг» оценки системы управления Организации, было запланировано совершенствование системы управления Организации и внедрение инструментов для основного направления производственной деятельности - «Организации доставки продукции». В процессе внедрения инноваций, после проведения опросов и внутреннего анализа интересов заинтересованных сторон, мы зафиксировали главные ценности для направлений: ценный конечный продукт, основная цель и замысел. Определение основной цели и замысла позволило конкретизировать идеологию направления для всех Заинтересованных сторон Организации и определить прозрачность общих намерений и пути достижения основной цели для Персонала Организации. При этом, для повышения эффективности управления процессом, мы объединили «Организацию доставки продукции» и «Организацию торгово-коммерческой деятельности» в единый процесс «Экспедирование грузов»: Основная цель: «Индивидуальные логистические решения для эффективной экономики» Замысел: «Создание индивидуальных решений, внедрение интеллектуальной логистики и представление интересов грузовладельца на всех этапах безопасной цепи поставок при организации перевозки и доставки груза в указанное место точно в срок с целью снижения экономических рисков и расходов Потребителей»
 
Бенефициары программы: на кого была направлена программа? Кто прямой и косвенный выгодополучатель?
 
Социальная ответственность организаций предполагает на начальном этапе запуска проектов определить Заинтересованные стороны проекта и исследовать их интересы. Заинтересованные стороны данного проекта – Акционеры, Наблюдательный совет, Исполнительный орган и Персонал Организации, которых связывает Система управления Организации, направлена на прозрачность, открытость и эффективность работы Организации в целом.
 
Активности
Стратегия: Имеет ли компания утвержденную политику/стратегию, в рамках которой реализуется представляемый проект? Присуща ли данному проекту связь с приоритетами корпоративной социальной политики и целями организации?
 
Система управления Организации предусматривает проведение ежегодной Стратегической сессии, на которую приглашаются руководители. Стратегическая сессия включает проведение мозгового штурма с анализом данных. По результатам Стратегической сессии издается/корректируется существующая стратегия Организации. В стратегии обозначаются основные интересы и приоритетные направления деятельности в виде задач на определенный период времени. В дальнейшем эти задачи реализуются в программах, которым назначаются ответственные лица и участники, выделяются ресурсы. В программах учитываются важные риски, для управления которыми назначаются и реализуются условные задачи. Такой подход в управлении был внедрен с 2014 года, когда мы начали внедрение инструментов «Административной технологии».
 
Основные мероприятия: В чем суть и основные мероприятия инициативы/ проекта КСО? Как инициатива развивалась? Каковы основные этапы реализации проекта?
 
ЦЕННЫЙ КОНЕЧНЫЙ ПРОДУКТ. Благодаря внедренным инструментам, мы определили для каждого участника процесса ценный конечный продукт (ЦКП). ЦКП позволяют достигать определенных результатов конкретного человека на рабочем месте. При этом рабочий не должен тратить часть своего времени на то, чтобы заканчивать продукты других людей — своих коллег, или тратить достаточно времени на исправление последствия такой незаконченности. Ценный конечный продукт привязан к основной цели и замыслу Организации. Таким образом, каждый человек, работающий в АО «ПЛАСКЕ», производит свой продукт, необходимый для организации в целом. ОРГАНИЗУЮЩАЯ СХЕМА.

Организационная схема в АО «ПЛАСКЕ» позволяет легко ориентироваться в распределении функций подразделений и Персонала Организации, и поддерживать систему быстрого потока, что обеспечивает прохождение информации без задержек и точно по адресу.

Организующая схема
На рисунке отражена Организующая схема АО «ПЛАСКЕ» в масштабе 1:30

Ознакомление с Организующей схемой АО «ПЛАСКЕ» при введении в должность
Ознакомление с Организующей схемой АО «ПЛАСКЕ» при введении в должность

  СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ. Процесс планирования основан на результатах деятельности Организации за предыдущие периоды. В 2015 году перед нашей Организацией стоит задача удержания объемов производства продукта не ниже, чем на уровне 2014 года, а также преодоления всех вызовов, которые возникают в связи с экономической турбулентностью в Украине. В связи с нестабильной ситуацией в стране, у нас возникает множество рисков, которые необходимо учитывать при принятии управленческих решений. К таким рискам относятся колебания валютного курса, возможности мобилизации части мужчин Организации, повышение цен на закупаемую продукцию, расходование дополнительных ресурсов на поддержание конкурентоспособности продукта, затраты на поддержание достаточного уровня информационной безопасности Организации. Поэтому среди инструментов Административной технологии мы используем «стратегическое планирование», которое предусматривает проведение ежегодной стратегической сессии с мозговым штурмом. По результатам «стратегической сессии», которая прошла в Организации в феврале 2015 года, мы определили Стратегический план, в котором обозначили главные задачи с высоким приоритетом, позволяющие вывести Организацию на новый уровень совершенствования. Для реализации стратегического плана мы разработали программы с целями и задачами, которые реализуют основную цель, замысел и политику Организации.
АО «ПЛАСКЕ»: Успех внедрения новых инструментов управления
 

На рисунке отражены программы Организации, которые были определены по результатам стратегической сессии

ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ. Финансовое планирование и новые внедренные правила управления финансовыми ресурсами позволили нам наладить процесс установления соответствия между наличием денежных средств и реальной потребностью в них, а также повысить ответственность руководителей всех уровней.

Новая система финансового планирования допускает оформление внутренней документации с целью приобретения продуктов поставщиков, а также рассмотрение такой необходимости на Рекомендательном совете, который проводится еженедельно, и сопоставляет финансовые вложения с задачами и программами Организации. По итогам совета выносятся решения о приобретении продукта Поставщика, переносе приобретения на следующий период или мотивированном отказе. ВНУТРЕННЯЯ КООРДИНАЦИЯ И КОММУНИКАЦИИ. Для достижения поставленных целей, определенных по результатам Стратегической сессии, мы усовершенствовали уже действующую систему внутренних коммуникаций, по которой информация сейчас проходит средствами внутреннего электронного Портала, системы планирования, координации, информационного и коммуникационного центров Организации. Система планирования включает ежедневную координацию руководителей с персоналом, планирование задач на неделю, с учетом предоставленных людям измеряемых квот, и создание еженедельных отчетов. Персонал Организации высоко оценил совершенствование системы недельного планирования, как средства согласованности действий членов команды. С момента внедрения координационного Регламента, мы ежемесячно проводим Общее собрание для Персонала, что позволяет работникам чувствовать свою причастность к победам Организации и повышать боевой дух персонала. На этом собрании рассматриваются приоритеты деятельности Организации, текущие задачи подразделений и результаты работы за предыдущий период. Такие встречи создают открытую атмосферу для прямого общения работников с высшими руководителями Организации.

Рабочие встречи Персонала Организации
Рабочие встречи Персонала Организации

Внутренняя система коммуникации определена и регулируется Регламентом письменных коммуникаций, целью которого является повышение скорости и качества общения внутри Организации, и обеспечение функционирования «системы быстрого потока». АО «ПЛАСКЕ» определила коммуникационные линии, которые успешно используются персоналом для непосредственного прямого общения. Коммуникационные линии являются горизонтальными и непосредственно связывают работника, выполняющего определенные функции согласно организующей схемы, с любым другим работником Оргсхемы. Важным признаком коммуникационных линий является то, что информация, которая направляется ими, не изменяет обязанности и приоритеты в деятельности работников. Например, если специалист из одного отдела и департамента хочет получить какие-либо сведения, он непосредственно отправляет запрос другому работнику другого отдела и департамента, и непосредственно получает ответ на этот запрос, поскольку ответы на такие запросы — обычная обязанность другого работника.

Общую систему письменных коммуникаций дополняют инструменты «системы трех корзин» и «коммуникационного центра». Инструменты письменных коммуникаций позволяют эффективно использовать рабочее время, не отвлекаясь на незапланированные действия.

Персонал Организации при использовании инструментов системы письменных коммуникаций

Персонал Организации при использовании инструментов системы письменных коммуникаций

Для подведения ежегодных итогов в Организации принято проводить новогодние встречи. Накануне 2015 года такая встреча была проведена в другом формате — в более сплоченной атмосфере и с новогодними сюрпризами. В рамках встречи высшее руководство определило приоритеты развития Организации на новый год. Одним из приятных моментов стало назначение новых руководителей, согласно введенной Организационной схемы, и награждение Персонала Организации в номинации «За высокий профессионализм, преданность делу и инициативность». СТАТИСТИКИ. Для сравнения запланированных и достигнутых результатов мы применяем процедуру ведения статистик, что позволяет объективно оценить процессы и людей, принимающих участие в них, а также оперативно выявлять слабые места и реагировать на это. Статистика отражаются в графиках, которые наглядно отражают показатели процессов системы управления, происходящие в Организации. Если тренд статистики падает, то работники видят это и анализируют проблему для дальнейшего принятия решений по повышению производства своего ценного конечного продукта.
Примеры статистик

На рисунках отражены примеры статистик

Для того, чтобы рабочие Организации наглядно видели тренды статистик, мы оформили Информационный центр, на котором размещены и постоянно актуализируются статистики в Организации.

Информационный центр Организации
Информационный центр Организации

ИНВЕСТИЦИИ В ЛЮДЕЙ. Движущей силой сильной Организации являются компетентные работники, которые знают точно установленные и хорошо понятые ими функции — такой подход является неотъемлемой частью программы развития персонала организации. С внедрением инструментов Административной технологии, а также вступлением в ассоциацию WISE, мы приняли решение и создали «Академию ПЛАСКЕ», в которой, помимо повышения уровня специализированных знаний работников, развиваются управленческие навыки и совершенствуются личные качества. В 2014 году, во время прохождения первого этапа внедрения инструментов Административной технологии, было организовано и проведено 9 мероприятий внутренней профессиональной подготовки, в которых приняли участие 104 работника нашей Организации. В том числе, мы предоставили возможность участия работникам Организации в 11-ти мероприятиях внешней профессиональной подготовки. Поэтому общее количество работников, прошедших профессиональную подготовку в 2014 году, больше на 73 человека, сравнительно с 2013 годом. Для нашей Организации развитие Персонала является одной из приоритетных задач. В первой половине 2015 года наблюдалась тенденция роста уровня количества Персонала, который прошел подготовку. Это связано с началом программы «Школа руководителей», которая состоит из программы обучения по девяти модулям и рассчитана на полугодовой период изучения теоретических материалов, участие в интерактивных вебинарах, получение практических навыков.
Профессиональная подготовка Персонала Организации

Профессиональная подготовка Персонала Организации
Профессиональная подготовка Персонала Организации

Отдельной инвестицией для Персонала Организации со стороны высшего руководства является проект, начатый в середине 2015 года, который направлен на помощь человеку увидеть себя со стороны. Этот проект предусматривает персональное тестирование человека с использованием инструмента «EXEC-U-TEST», созданного для выявления возможных сторон совершенствования. Для того, чтобы предоставлять результаты тестирования, необходимо пройти специальную подготовку, которую получила Заместитель председателя наблюдательного совета Инесса Платонова. Предоставление результатов теста проходит в форме личного собеседования, которое длится 45 минут, и включают обсуждение десяти параметров, которые отражают важнейшие характеристики личности: стабильность, счастье, самообладание, уверенность, активность, настойчивость, способность быть причиной (ответственность), позитивность оценки, чуткость к людям , общительность.  
Партнерство: Сотрудничала ли компания с другими организациями (партнерами) в ходе реализации проекта/инициативы КСО? Как управлялся проект (структура, персонал, коммуникации и т.д.)? Каковы роли / обязанности каждого партнера или компании? Каковы роли других организаций, которые вовлечены в эту инициативу? Какие ресурсы, и прочий вклад осуществили вовлеченные партнеры в рамках проекта/инициативы КСО?
 
Европейский Банк Реконструкции и Развития (ЕБРР). ООО «Высоцкий консалтинг».
 
Прозрачность и отчетность: Как решения приняты? Обоюдно или в одностороннем порядке? Какие инструменты диалога использовались? Принципы распределение ответственности, подотчетность участников инициатив.
 
Система принятия решений в Организации построена таким образом, что решения на высшем уровне принимаются коллегиально Общим Собранием Акционеров, Наблюдательным советом и на уровне Исполнительного органа – на Рекомендательном совете и рабочих совещаниях. Распределение ответственности и подотчетность участников определяется в рамках согласованных и утвержденных программ по проектам.
 
Технологии коммуницирования проекта
 
Мы максимально используем современные инструменты и современные средства коммуникации. Системное планирование позволило запланировать и выделить ресурсы на полноценное внедрение электронного документооборота в Организации на базе продуктов «1С». На сегодняшний момент мы находимся в фазе активного внедрения Документооборота на рабочих местах всего Персонала, тем самым обеспечивая полноценный оперативный обмен информацией, в том числе по проектам.
 
Достижения
Результаты: Каковы основные достигнутые или ожидаемые социально значимые результаты? Как вы оцениваете влияние результатов ваших социально-ответственных программ (улучшение, ухудшение, отсутствие влияния) на ваши основные экономические показатели вашей деятельности? Какие прямые и косвенные преимущества получила компания другие участники/ население/ отдельные группы? Подробное описание результатов, возможно с использованием цифр, показателей. Возможно описание в рамках отдельно взятых отделов компании или бизнес – функций.
 
Девять непростых месяцев участия в проекте продемонстрировали, что, независимо от масштаба организации и устоявшихся принципов, можно меняться в лучшую сторону. За этот период АО «ПЛАСКЕ» усовершенствовала Систему управления и внедрила инструменты Административной технологии: Организующую схему, Финансовое Планирование, Внутренние коммуникации, Статистики, Координации на всех уровнях, Боевые планы и Стратегическое планирование. По результатам успешного завершения проекта внедрения Административной технологии, Европейский Банк Реконструкции и Развития выделил грант для нашей Организации, частично покрыл затраты на внедрение.

Торжественное окончание руководством Организации «Школы владельцев бизнеса» (ШВБ-44), 12 сентября 2015, г. Одеса
Торжественное окончание руководством Организации «Школы владельцев бизнеса» (ШВБ-44), 12 сентября 2015, г. Одеса

 
Перспективы
Планы на будущее: Каковы планы на будущее и перспективы этой инициативы или проекта КСО? Возможности автономной жизнеспособности проекта/инициативы. Возможные пути дальнейшего усовершенствования.
 
На ближайшую перспективу мы запланировали развитие инструментов Административного управления, которые помогают нам в поддержании текущих процессов системы управления Организации и выполнения запланированных задач и в выработке стратегии с выявлением областей усовершенствования. Основные задачи, которые стоят перед нами – это повышение дохода для создания возможности повышения уровня жизни Персоналу, усиление продвижения и развития Организации, а также создание резервов для существования Организации в течение 6 месяцев без поступления доходов в случае экстренных ситуаций. В последние 5-7 лет мы очень много работали на создание благоприятного имиджа в работе с нашими Поставщиками услуг, что? позволило нам получать специальные тарифы и условия работы, тем самым мы можем предложить нашим Потребителям гораздо больше чем наши конкуренты. Но мы мало уделяем внимания каналам продвижения и коммуникациям с нашими потенциальными Потребителями. Для успешных действий в данной сфере мы запланировали заняться построением работы Департамента распространения и Департамента развития в обществе, чтобы все процессы, которые происходят там, приводили Организацию к увеличению производства продукта. Для того, чтобы Департамент развития в обществе повышал уровень узнаваемости Организации, нам необходимо быть уверенными в качестве нашего продукта. Для этой задачи в 2014 году был создан Департамент соответствия, но сейчас он работает не в достаточной степени для того, чтобы контролировать качество производства, а также совершенствовать процессы и технологии. На период с 2016 по 2017 годы мы запланировали внедрить стандарты для продукта Организации, а также усовершенствовать стандарты по организационным процессам Системы управления Организацией. Для Отдела компетентности мы установили задачи уделить большое внимание умению и навыкам руководителей управлять, а также их знаниям и возможности применения инструментов управления Административной технологии в своей деятельности. В связи с возможной необходимостью набора большого количества Персонала, мы также запланировали разработку материалов, которые помогут быстро учиться неподготовленному Персоналу технологиям, применяемым в Организации, а также повышать квалификацию существующих работников.
 
Проблемы и трудности: С какими основными трудностями внутреннего и внешнего характера столкнулась инициатива или проект КСО? Проблемы удалось преодолеть и как, какие проблемы остались нерешенными? Что, возможно, следовало бы сделать по-другому?
 
Основной трудностью в процессе внедрения новых инструментов Системы управления Организацией явилось отсутствие на начальном этапе внедрения четкого понимания руководителями масштабности и необходимости изменений. Начальный этап внедрения инструментов управления продемонстрировал, что раскачать устои в Организации – наиболее трудный шаг. По этой причине внимание руководителей на изменения уделялось в недостаточном количестве. Для решения этой проблемы в АО «ПЛАСКЕ» была начата «Школа руководителей», которая предусматривает профессиональную подготовку по инструментам Административной технологии. «Школа руководителей» предполагает прохождение 9 модулей обучения, на которые Организация выделила каждому руководителю 40 часов в неделю. Также руководителям было выделено отдельное время на внедрение совершенствований, при этом часть задач было распределено среди Персонала Организации. Это решение позволило руководителям уделить больше времени пониманию и использованию инструментов управления, а также выявить самых лучших работников среди Персонала, способных быть ответственными и добиваться целей, что, в свою очередь, является положительным показателем для лучших работников для последующего карьерного роста.
 
Рекомендации: Какие рекомендации могут быть предложены другим компаниям, желающим реализовать подобный КСО-проект?
 
Начальный этап в процессе внедрения новых принципов Системы управления Организацией был для нас самый ответственный. Для того чтобы в дальнейшем подобные проекты внедрялись более легко, мы пришли к тому, что все должно проходить в мотивационной и игровой форме – это позволяет увлекать людей идеями Высшего руководства и вдохновлять вовлеченный Персонал на свершение хороших поступков ради достижения целей и реализации задач Организации.
Top